Traiter ses emails est fastidieux et épuisant à force, surtout lorsque la messagerie électronique déborde. Vous passez des heures chaque jour sur votre boite mail ? C’est qu’il y a urgence à mettre en place une nouvelle routine ! Priorisation des messages, création de dossiers, rédaction intelligente… il existe de nombreuses astuces pour gagner en efficacité dans la gestion de ses emails. Vous souhaitez, vous aussi, améliorer votre process ? Voici 10 conseils pour optimiser au maximum le temps de traitement de ses courriels.
Soyez efficace avant l’envoi des emails : rédigez de façon claire et organisée
Le premier conseil paraît évident. Pourtant, beaucoup font l’erreur d’envoyer des emails qui récoltent plus de réponses qu’ils ne devraient. Vous voulez éviter les échanges incessants avec vos interlocuteurs ? Alors, organisez intelligemment le corps de vos emails et soyez le plus clair possible.
Voici quelques éléments à connaître pour améliorer la rédaction d’un email :
- Écrivez des phrases et des termes simples qui facilitent la compréhension ;
- Espacez les phrases ou les paragraphes pour rendre l’email plus lisible (une idée par phrase ou paragraphe) ;
- Réfléchissez à toutes les questions que vous devez poser à votre interlocuteur ;
- Utilisez des listes ou des bullet points pour améliorer encore la lisibilité ;
- N’oubliez pas de vous relire avant d’envoyer votre email (orthographe, clarté des propos, choix des destinataires, …).
Utilisez avec parcimonie les envois groupés
Très utiles, les fonctionnalités CC et CCI peuvent cependant encombrer une messagerie électronique. Vous avez l’habitude des envois de groupés ? Vérifiez simplement que les personnes en copie ont vraiment un intérêt à figurer dans votre liste d’envoi. Sinon, vous risquez de vous retrouver avec des réponses supplémentaires à traiter, et qui n’étaient pas indispensables ! De plus, vous éviterez aussi du temps de traitement à vos interlocuteurs.
Redoublez d’efficacité lors de la réception de vos emails : mettez un niveau de priorité sur chaque email
Cela va de soi : tous les emails que vous recevez n’ont pas le même niveau de priorité ! C’est pourquoi, il est intelligent d’effectuer une classification par ordre d’importance.
Pour ce faire, identifiez les emails qui peuvent être traités rapidement et qui sont importants. Gérez-les dès que vous les recevez. Pour ce qui concerne les emails nécessitant un temps de traitement plus grand, vous pouvez les ranger dans un dossier spécial. Enfin, créez ensuite un dossier avec les emails non-urgents, que vous pourrez traiter sous plusieurs jours ou semaines.
Définissez des créneaux précis pour traiter vos emails
Votre objectif est de booster votre productivité ? Dans ce cas, ne gardez pas votre boîte mail ouverte toute la journée et ne la consultez pas toutes les dix minutes.
L’idéal reste de l’ouvrir une première fois le matin, au démarrage de votre journée de travail. C’est là que vous allez pouvoir prioriser les courriels par ordre d’importance. N’oubliez pas de traiter les emails « faciles » et urgents immédiatement, pour ne pas avoir à revenir dessus.
Vous pourrez rouvrir votre boite mail plus tard dans la journée afin de gérer les emails de grande à moyenne importance, mais qui demandent un temps de traitement plus long. Définissez une heure précise ou attendez la fin d’une tâche pour vous en occuper. S’il vous reste du temps, penchez-vous ensuite sur vos emails non-urgents, qui auront été préalablement classés dans un dossier spécifique.
Ne rattachez pas toutes vos activités au même email
Avant toute chose, il est nécessaire de séparer ses courriels personnels de ses courriels professionnels. Newsletters de vos boutiques préférées, confirmations de réservation pour vos vacances, messages de votre association sportive (…) trouveront davantage leur place dans une boîte mail dédiée.
Vous avez plusieurs activités professionnelles ? Dans ce cas, n’hésitez pas non plus à créer une adresse email pour chaque. Attention néanmoins à ne pas créer trop d’adresses email, au risque de créer l’effet inverse. Le but de la démarche est de vous simplifier la vie.
Archivez et supprimez régulièrement vos emails
De nombreux messages ne méritent pas d’être conservés dans votre messagerie électronique, comme c’est le cas des propositions de rendez-vous, des échanges inintéressants ou encore des notifications… Faites donc un vrai triafin de garder l’esprit clair.
Prenez le temps d’archiver les emails qui ont eu leur importance mais ne l’ont plu, puis supprimez les emails qui n’en ont jamais eu ! Ce qui est bien avec le fait de vider sa boite de messagerie régulièrement, c’est que vous contribuerez à la réduction de consommation d’énergie. En effet, moins les serveurs fonctionnent, moins ils consomment…
Utilisez des alternatives de communication
Vous l’avez peut-être remarqué : il nous arrive d’envoyer des emails avec juste un bout de phrase ou pour dire rien d’intéressant. Pour limiter l’accumulation de ces messages « poubelle », il est préférable d’utiliser des solutions alternatives qui se prêteront davantage à cet usage. C’est le cas des messageries instantannées. Par exemple, avec Slack vous pouvez créer des groupes de conversations, envoyer des documents… Effectivement, il s’agit d’un autre bon moyen pour échanger facilement, notamment lorsqu’on travaille à plusieurs sur un projet.
Autre chose : si vous partagez souvent des documents avec vos partenaires, collègues ou clients, cessez de faire la navette par email. Utilisez plutôt des outils comme Google Drive ou Trello pour optimiser votre temps.
Programmez des réponses automatiques pendant vos congés
Vous partez en vacances ? Bonne nouvelle pour vous, mais n’oubliez pas d’avertir vos interlocuteurs que vous ne serez pas disponible pour leur répondre. Avant de boucler vos valises, programmez un message automatique d’absence. Non seulement vos interlocuteurs seront informés mais vous n’aurez pas à vous occuper de répondre. Un bon point pour s’alléger encore plus l’esprit et mieux profiter de ses congés !
Déléguez le traitement et l’envoi de vos emails
Savez-vous qu’il est aujourd’hui possible de recourir aux services d’un assistant virtuel pour vous aider à gérer vos emails à votre place ? Si malgré tous nos conseils, la masse d’emails à traiter ou à envoyer reste un élément bloquant dans votre quotidien, vous pouvez très bien faire appel à ce type de professionnel. Il pourra aisément vous soulager dans le classement, le traitement et même l’envoi de vos emails.
Ne vous laisser plus spammer par les marques
Vous recevez des newsletters et des emails promotionnels trop fréquemment à votre goût ? Il n’y a rien de plus dérangeant que se sentir spammé. C’est simple : allez vous désabonner des listes de diffusion de ces communications sans grand intérêt. Vous verrez le temps que vous gagnerez à ne plus ouvrir et supprimer une par une ces newsletters que vous n’avez même pas envie de lire.
Avec tous ces conseils, vous devriez en principe traiter plus efficacement vos emails et améliorer ainsi votre productivité. Et vous, comment gérez-vous vos courriels ?